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Ausgabe und automatisches Speichern von Auswertungen als PDF

Mit der WINPRO-Version 7.6, Ausgabe vom 12.10.2016 (ersichtlich im ?-Menü unter „Info zu Winpro…“), wurde die Möglichkeit geschaffen, unter Windows 10 Auswertungen automatisch in einem vorkonfigurierten Verzeichnis als PDF zu speichern. Verzeichnis- und Dateinamen müssen nicht mehr manuell eingegeben werden.

Windows 10 installiert standardmäßig den Drucker „Microsoft Print to PDF“. Mit Hilfe dieses Druckers ist es möglich, aus jeder Windows-Anwendung die drucken kann, PDFs zu erstellen. Er muss dazu der Drucker „Microsoft Print to PDF“ entweder als Standarddrucker in Windows festgelegt worden sein oder bei der Ausgabesteuerung in WINOUT der jeweiligen Ausgabe zugeordnet werden:

Beim Ausdruck erscheint anschließend ein Fenster, in dem der Verzeichnis- und Dateinamen unter dem das PDF gespeichert werden soll ausgewählt werden können. Das ist bei vielen Ausgaben recht mühsam.

Durch eine einfache Einstellung kann das Ausgabeverzeichnis und der Dateiname, unter dem das PDF gespeichert werden soll, vorgegeben werden. Der gewünschte Pfad kann in der Datei WINPRO.INI im prodat-Installationsverzeichnis in einer Zeile die mit „PRINT=“ beginnt angegeben werden. Die Datei ist eine Textdatei und kann mit einem einfachen Texteditor bearbeitet werden, z.B. dem in Windows enthaltenen Notepad.

Damit nun nicht mehrere PDFs unter dem gleichen Dateinamen ausgegeben werden und sich dadurch überschreiben, sind in der Zeile „PRINT=“ verschiedene Platzhalter möglich, die je nach auszugebender Liste automatisch von prodat gesetzt werden.

Beispiel:

PRINT=C:\Users\Mustermann\Desktop\%DOCNAME%_%RANDOM%.pdf

Obiges Beispiel bewirkt, dass z.B. bei der Ausgabe einer SuSa auf dem oben genannten Drucker das PDF automatisch auf dem Desktop des Benutzers unter folgendem Verzeichnis- und Dateinamen gespeichert wird: C:\Users\Mustermann\Desktop\Summen_Saldenliste_12345.pdf

Es können folgende Platzhalter verwendet werden:

  • %DOCNAME% wird mit dem Namen der Ausgabe (wie in den Druckereinstellungen unter Abschnitt aufgeführt) gefüllt
  • %USERNAME% wird mit dem aktuellen Windows-Benutzernamen ersetzt
  • %RANDOM% wird mit einer zufälligen Zahl ersetzt (notwendig für mehrere Ausgaben mit gleichem Abschnittsnamen, damit sich die Ausgaben nicht gegenseitig überschreiben)
  • zwei weitere Platzhalter (%FCOUNT% und %PRINTDATA%) werden nur intern verwendet und werden von der auszugebenden Liste selbst gesetzt

Zu beachten ist, dass hinter „PRINT=“ keine nicht in Verzeichnis- oder Dateinamen erlaubten Zeichen enthalten sein dürfen. In den Werten für die obigen Platzhalter werden diese Zeichen von prodat automatisch mit dem Unterstrich-Zeichen ersetzt. Enthält der Verzeichnis- oder Dateinamen Leerzeichen, dann muss der Wert in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen werden, z.B.: PRINT=“C:\Meine Listen\%DOCNAME%.pdf“

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