Diese FAQ richtet sich an Steuerberater und fasst die wesentlichen Aspekte der E-Rechnungspflicht ab 2025 zusammen. Die Antworten basieren auf dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und den Regelungen des Wachstumschancengesetzes. Sie sind praxisorientiert und berücksichtigen den Stand vom 29. August 2025.
Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?
Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich (Umsätze zwischen Unternehmen). Ausnahmen: B2C-Umsätze, Kleinunternehmerregelungen bleiben unberührt, aber der Empfang ist für alle obligatorisch.frankfurt-main.ihk.de
Wer ist von der E-Rechnung betroffen?
Alle inländischen Unternehmen, die B2B-Leistungen erbringen oder empfangen, einschließlich Freiberufler, Handwerker und Praxen. Betroffen sind vor allem der Empfang ab 2025; die Ausstellung folgt Übergangsfristen.bundesfinanzministerium.de
Wer ist von der E-Rechnung befreit?
Befreit sind Unternehmen bei B2C-Umsätzen, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sowie Umsätze unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen).bundesfinanzministerium.de
Wer ist verpflichtet, elektronische Rechnungen zu schreiben?
Ab 2025 niemand zwingend, aber ab 2027 Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € und ab 2028 alle B2B-Aussteller. Bis dahin reicht die Einwilligung des Empfängers für andere Formate.datev.de
Für wen ist die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend?
Verpflichtend ist ab 2025 nur der Empfang für alle Unternehmen. Die Ausstellung wird schrittweise pflichtig, beginnend bei großen Unternehmen.bundesfinanzministerium.de
Kann ich eine Rechnung in Papierform verlangen?
Nein, ab 2025 muss der Empfänger E-Rechnungen akzeptieren. Papier ist nur mit Zustimmung des Ausstellers möglich, bis Übergangsfristen enden.frankfurt-main.ihk.de
Ist die E-Rechnung verpflichtend?
Ja, für den Empfang ab 2025; für die Ausstellung ab 2027/2028. Ziel: Automatisierte Verarbeitung und Umsatzsteuervoranmeldung.bundesfinanzministerium.de
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, eine reine PDF ist keine E-Rechnung, da sie unstrukturiert ist. Hybride Formate wie ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) zählen als E-Rechnung.zugferd.de
Ist die E-Rechnung auch für Vereine Pflicht?
Ja, wenn der Verein als Unternehmer im B2B-Bereich tätig ist; bei rein nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten oder B2C-Umsätzen ist sie nicht verpflichtend.bundesfinanzministerium.de
Wie funktioniert das mit der E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei (z. B. XML), die per E-Mail, Portal oder PEPPOL versendet wird. Sie ermöglicht automatisierte Buchhaltung und steuerliche Meldungen.bundesfinanzministerium.de
Was brauche ich für die E-Rechnung?
Software zur Erstellung (z. B. ERP-Systeme mit E-Rechnungsmodul), einen Versandweg (E-Mail oder Portal) und die Fähigkeit, strukturierte Formate wie XRechnung zu verarbeiten.microdat.de
Wie kann ich eine E-Rechnung öffnen?
Mit kompatibler Software wie Buchhaltungsprogrammen (z. B. rodat FIBU, DATEV, SAP) oder kostenlosen Viewern der Finanzverwaltung. Die XML-Datei wird in lesbare Form umgewandelt.microdat.de
Wie versichert man eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird durch elektronische Signaturen oder qualifizierte Siegel authentifiziert, um Echtheit und Integrität zu gewährleisten. Keine qualifizierte Signatur mehr zwingend, aber empfohlen.frankfurt-main.ihk.de
Wie verschickt man eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung kann per E-Mail, über ein Portal oder ein Netzwerk wie PEPPOL versandt werden, wobei der Empfänger die technischen Voraussetzungen schaffen muss.bundesfinanzministerium.de
Wie läuft das mit den E-Rechnungen ab?
Erstellung in strukturiertem Format, Versand an Empfänger, automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung und Meldung relevanter Daten an die Finanzverwaltung ab 2028.bundesfinanzministerium.de
Welches Programm braucht man für die E-Rechnung?
Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion, z. B. rodat FIBU, DATEV, Lexoffice oder ERP-Systeme. Kostenlose Tools der Finanzverwaltung für kleine Betriebe.microdat.de
Was muss ich machen, um eine E-Rechnung zu empfangen?
Technische Vorbereitung: E-Mail-Postfach oder Portal einrichten, Software für Verarbeitung installieren. Keine Zustimmung mehr nötig – Empfang ist Pflicht.bundesfinanzministerium.de, microdat.de
Was ist die neue E-Rechnungsregel?
Die neue Regelung ab 2025 macht den Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Unternehmer verpflichtend, mit schrittweiser Pflicht zur Ausstellung ab 2027/2028.bundesfinanzministerium.de
Ist eine E-Rechnung ab 2025 Pflicht?
Ja, ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Die Ausstellung wird schrittweise obligatorisch: Ab 2025 können E-Rechnungen freiwillig gestellt werden, ab 2027 für Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € im Vorjahr und ab 2028 für alle.frankfurt-main.ihk.de, bundesfinanzministerium.de
Welche elektronische Rechnung ab 2025 verpflichtend?
Strukturierte Formate nach EN 16931, z. B. XRechnung (XML) oder Hybride wie ZUGFeRD. Reine PDFs zählen nicht.zugferd.de
Welche Unternehmen müssen ab 2025 eine E-Rechnung ausstellen?
Ab 2025 freiwillig, ab 2027 solche mit Umsatz > 800.000 €, ab 2028 alle B2B-Unternehmen.datev.de
Wer muss ab 2025 auf E-Rechnungen umstellen?
Alle Unternehmen müssen den Empfang umstellen; Ausstellung folgt später. Handwerker und kleine Betriebe haben Übergangszeit.bundesfinanzministerium.de
Kann ich eine E-Rechnung verweigern?
Nein, ab 2025 ist der Empfang verpflichtend. Verweigerung kann zu Haftungsrisiken führen.bundesfinanzministerium.de
Welche Konsequenzen hat es, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnungen verwende?
Bei Nicht-Empfang: Kein Vorsteuerabzug möglich, Bußgelder bis 5.000 €. Ab 2027/2028: Ungültige Rechnungen, steuerliche Nachteile.bundesfinanzministerium.de
Welche Handwerksbetriebe müssen ab 2025 elektronische Rechnungen erstellen und versenden?
Alle Handwerksbetriebe müssen empfangen; Ausstellung ab 2027 bei hohem Umsatz, ab 2028 für alle.frankfurt-main.ihk.de
Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar (XML), eine PDF ist bildbasiert und manuell zu verarbeiten. PDFs gelten ab 2025 nicht mehr als elektronisch, außer in hybridem Format.zugferd.de
Sind PDF-Rechnungen gültig?
Ab 2025 sind reine PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnungen gültig, da sie unstrukturiert sind. Hybride Formate wie ZUGFeRD (PDF mit XML) sind jedoch zulässig.bundesfinanzministerium.de
Kann ich eine E-Rechnung ausdrucken?
Ja, eine E-Rechnung kann ausgedruckt werden, aber der strukturierte Datensatz (z. B. XML) muss erhalten bleiben, da dieser für die steuerliche Verarbeitung entscheidend ist.bundesfinanzministerium.de
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML), die maschinell verarbeitet werden kann und den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.zugferd.de
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung?
E-Rechnung: Strukturiert für Automatisierung. PDF: Unstrukturiert, nur lesbar für Menschen.zugferd.de
Kann eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umgewandelt werden?
Ja, durch Einbettung strukturierter Daten (z. B. zu ZUGFeRD). Erfordert spezial Software.frankfurt-main.ihk.de
Wie erkenne ich, ob ein PDF eine E-Rechnung ist?
Prüfen auf eingebettete XML-Daten (hybrides Format). Öffnen mit Viewer: Wenn maschinenlesbar, ist es eine E-Rechnung.zugferd.de
Was sind die Nachteile der E-Rechnung?
Höherer Aufwand bei Umstellung, Kosten für Software, aber langfristig effizienter. Für kleine Betriebe: Übergangsregelungen mildern das.bundesfinanzministerium.de
Wie kann ich eine E-Rechnung in PDF umwandeln?
Mit Software, die XML in PDF konvertiert, aber für Pflichtzwecke bleibt die strukturierte Datei erhalten. Hybride Formate kombinieren beides.