Neue Funktion: Buchungsbelege importieren

Ab der rodat-FIBU Version 6.33 steht die Funktion Buchungsbelege importieren zur Verfügung, mit welcher vollautomatisch Buchungsbelege den einzelnen Buchungen eines Buchungsvorlaufs zugeordnet werden können. Unterstützt wird der Import von Textdokumenten, Bildern oder Archiven.

Die Verknüpfung von Buchung mit Buchungsbeleg erfolgt über die Belegnummer. Es kann ausgewählt werden, ob die Buchungsbeleg-Nummer für die Zuordnung aus den Feldern Beleg1, Beleg2 oder dem Anfang des Buchungstextes ermittelt werden soll. Der Dateiname der zuzuordnenden Datei setzt sich zusammen aus der Buchungsbeleg-Nummer und der Dateiendung je nach Dateityp.

Beispiel: In der Buchung wird als Belegnummer 7325 im Feld Beleg1 angegeben. Eine vorhandene Datei mit dem Namen 7325.PDF kann automatisch zugeordnet werden.

Vorgehensweise für den Import

  1. Kopieren der Belegdateien in einen eigenen (am besten leeren) Ordner
  2. Auswahl dieses Ordners im Programm Buchungsbelege importieren
  3. Einstellen, welche Dateitypen (Archive, Dokumente und/oder Bilder) importiert werden sollen
  4. Festlegen, aus welchem Feld der Buchung die Verknüpfung zum Buchungsbeleg ermittelt werden kann
  5. Auswahl des Buchungsvorlaufes, zu dessen Buchungen die Belegdateien importiert werden sollen

Die getroffenen Einstellungen werden pro Mandant gespeichert und brauchen daher nicht jedes Mal neu eingestellt werden. Nach dem Importieren der Buchungsbelege wird ein Protokoll ausgegeben, welches die Buchungsnummer im ausgewählten Vorlauf und die dazu importierte Datei ausweist.

Wichtig: Nach der erfolgreichen Zurordnung der Belegdateien zu einer Buchung wird die entsprechende Datei automatisch gelöscht. Dadurch wird vermieden, dass bei wiederholtem Import aus dem gleichen Ordner immer wieder die gleichen Dateien ausgewertet werden müssen.

Besonderheiten bei wiederholtem Import

Bei mehrmaligem Import der gleichen Buchungsbelege in den gleichen Buchungsvorlauf werden diese nicht importiert. Damit wird verhindert, dass sich das Belegarchiv unnötig vergrößert. Im Protokoll des Imports erscheint ein entsprechender Hinweis.

Bei mehrmaligem Import unterschiedlicher Dateien mit der gleichen Buchungsnummer wird immer die letzte Datei der Buchung zugeordnet. Die zuvor importierte Datei ist anschließend noch im Belegarchiv vorhanden und kann manuell anderen Buchungen zugeordnet oder aus dem Belegarchiv gelöscht werden.

Beim Import mehrfach vorhandene Dateien mit gleicher Buchungsnummer aber unterschiedlichen Typen (Dateieendungen) wird keine Datei importiert. Im Protokoll des Imports erfolgt ein entsprechender Hinweis.

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