1. Freigabe
Sofern der Dokumentenleser zu Ihrem Lizenzumfang gehört, haben Sie die Möglichkeit für jeden Ihrer Mandanten unter Bestandsportal→Portal konfigurieren… die Texterkennung von Belegen freizugeben.
Sie können hierbei zwischen vier verschiedenen Freigabestufen wählen. Online-Freigaben (microdat OCR-Server bzw. google-OCR-Weiterleitung) ermöglichen das Auslesen der Textinhalte von Scan-/Bilddokumenten zur weiteren Verarbeitung.
Ohne eine Freigabe, greift das Programm nicht auf die Inhalte der Dokumente zu.
Weitere datenschutzrelevante Informationen zur Freigabe finden Sie unter dem 5. Punkt des Sicherheitskonzepts des FIBU-Portals.
2. Belege verwalten
Unter dem Menüpunkt Bestandsportal→Belege verwalten… können Sie Ihre Belege in Mappen einlesen, einsehen, bearbeiten und nach belieben strukturieren.
Die Belegeverwaltung verfügt über eine Vorschau, welche Sie über Vorschau einschalten einschalten können. Das entsprechende Dokument wird in einem separaten Fenster angezeigt. Das Programm merkt sich die letzte Position dieses Fensters, sodass Sie es z.B. bequem auf einem zweiten Monitor positionieren können.
3. Mappe zum Buchen auswählen
Im rechten unteren Bereich der Buchungsmaske (Menüpunkt FIBU→Buchungen→bearbeiten…) finden Sie eine große Schaltfläche unter „Mappe buchen …“.
Das Betätigen dieser Schaltfläche startet einen Buchungsmodus, in welchem alle Belege einer Mappe sukzessive nacheinander zur Verbuchung angeboten werden.
4. Buchungsmodus: Mappe buchen
Bei der Verbuchung von Belegen, die zuvor mit dem Dokumentenleser analysiert wurden, lernt das Programm automatisch anhand Ihrer Eingaben mit und versucht Sie bei wiedererkannten Sachverhalten mit intelligenten Buchungsvorschlägen zu unterstützen.
Der Ablauf des Buchens bleibt an sich komplett unverändert. Sie können die Belege wie gewohnt ohne Unterbrechung nacheinander buchen. Nach dem Speichern der aktuellen Buchungszeile wird der verwendete Beleg der Buchungszeile angefügt.