Wie können Steuerkanzleien digitale Belege effizient verarbeiten, ohne ihre Buchungsdaten dauerhaft in der Cloud zu speichern?
Mit dem Dokumentenleser der rodat FIBU können Steuerkanzleien digitale Belege aus Dateien, Ordnern oder einem festgelegten Importverzeichnis einlesen. Das System lernt aus bestätigten Buchungen, erstellt passende Vorschläge für wiederkehrende Sachverhalte und kann Sonderfälle wie Gutschriften oder Rechnungskorrekturen anhand zusätzlicher Merkmale unterscheiden. Im gezeigten Praxisdurchlauf werden 63 Belege in unter vier Minuten geprüft und übernommen, während die Buchungsdaten lokal in der Kanzlei bleiben.
Digitaler Workflow
Maximale Effizienz beim Buchen
100% Datenhoheit
Buchungsdaten bleiben im Haus
Selbstlernender Leser
Kein stures Regelwerk nötig
DATEV-kompatibel
Integriert in bestehende Prozesse
In vier kurzen Videos sehen Sie den gesamten Ablauf – vom Einlesen der ersten Belege über das Lernen wiederkehrender Buchungssachverhalte bis zur ungeschnittenen Live-Demonstration mit 63 Belegen.
Der 4-Schritte-Leitfaden
Empfohlene Reihenfolge für Interessenten und Anwender
⏱ Gesamtdauer: ~15 Min.
1
Grundlagen & Organisation
4 Wege: Digitale Belege flexibel einlesen
Wie Sie Belege blitzschnell, strukturiert und passend zu Ihrem Kanzleialltag in digitale Mappen sortieren.
Das lernen Sie in diesem Video:
- Weg 1 – Mappe aus Dateien: Mehrere PDF-/Bildbelege auswählen – die Texterkennung (OCR) startet sofort im Hintergrund und benennt die Mappe strukturiert (z. B. 01-Jan).
- Weg 2 – Mappe aus Ordner: Ganze Mandanten-Ordnerstrukturen mit einem einzigen Mausklick in fertige Monatsmappen überführen.
- Weg 3 – Leere Mappe anlegen: Gezielte manuelle Bestückung und nachträgliches Hinzufügen von Belegen über die Funktion „Dateien einlesen…“.
- Weg 4 – Vollautomatischer Import (Hotfolder): Definieren Sie ein festes Überwachungsverzeichnis unter Portal konfigurieren…. Alle dort per Scanner, Mailprogramm oder Fax eintreffenden Belege werden beim Start der Belegverwaltung automatisch importiert.
Sicherheit gegen Doppelarbeit: Beim automatischen Einlesen werden die verarbeiteten Dateien aus dem Eingangsordner entfernt – so wird kein Beleg versehentlich doppelt gebucht.
2
Effizienz-Verbuchung • Teil 1
Der Dokumentenleser lernt: Vom Erstbeleg zur Automatisierung
Wie die rodat FIBU durch Ihr Feedback lernt und ab dem zweiten Monat Buchungen automatisch vorschlägt.
Das lernen Sie in diesem Video:
- Direktzugriff mit Hotkey D: Starten Sie direkt aus der Buchungsmaske sekundenschnell in die Belegverwaltung.
- Das Mappen-Dashboard: Kompakte Statusübersicht, die den aktuellen Belegfortschritt anzeigt und Sie durch die Mappe führt.
- Dynamische Textbausteine mit &{…}: Verknüpfen Sie Variablen und Belegtexte direkt während der ersten manuellen Verbuchung.
- Automatische Belegverknüpfung: Jeder gebuchte Beleg wird dauerhaft mit der Buchungszeile verbunden (sichtbar am Büroklammer-Symbol).
- Der Wiedererkennungseffekt: Im Folgemonat (Februar) erkennt das System bekannte Sachverhalte sofort – Konto, Gegenkonto, Betrag und Text werden fertig vorausgefüllt!
Prüfen statt Tippen: Sie müssen wiederkehrende Sachverhalte nur noch kurz auf Richtigkeit prüfen und mit OK / Enter bestätigen.
3
Feinschliff & Spezialfälle • Teil 2
Sonderfälle & Gutschriften: Präzise Erkennungsmerkmale definieren
Wie Sie abweichende Sachverhalte, Rechnungskorrekturen und Vorzeichenwechsel souverän steuern.
Das lernen Sie in diesem Video:
- Intelligente Abweichungserkennung: Wenn ein bekannter Kreditor plötzlich eine Gutschrift statt einer Rechnung schickt, erkennt das System den Vorzeichenwechsel und fragt nach.
- 3 klare Optionen: Entscheiden Sie mit einem Klick zwischen „Einmalig“, „Künftig immer so“ oder „Neuer Sachverhalt“.
- Sekundäre Erkennungsmerkmale: Markieren Sie einfach mit der Maus das Signalwort (z. B. Gutschrift oder Rechnungskorrektur als grünes Merkmal) im Dokumententext.
- Spezifität gewinnt: Der Dokumentenleser unterscheidet fortan automatisch zwischen normalen Rechnungen und Gutschriften desselben Lieferanten.
- Der Kanzlei-Workflow: „Durch-Entern“ für flüssiges Abarbeiten ohne Mauswechsel.
Fehlerkorrektur leicht gemacht: Selbst wenn beim Buchen ein Zahlendreher passiert ist, lässt sich der Datensatz im Buchungsvorlauf jederzeit korrigieren.
4
Der Praxisbeweis • Live-Demonstration
63 Belege in unter 4 Minuten: Buchhaltung auf Autopilot
Der ultimative Praxistest: Ein kompletter Monatsabschluss im ungeschnittenen Echtzeit-Durchlauf.
Das erleben Sie in diesem Video:
- Echtzeit-Durchlauf ohne Schnitt: 63 bunt gemischte Belege (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Gutschriften) werden am Stück verarbeitet.
- Dynamische Neubewertung: Nach jeder bestätigten Buchung bewertet der Dokumentenleser im Hintergrund alle verbleibenden Belege der Mappe neu.
- Sekundenschnelle Zuweisung: Beträge, Buchungsschlüssel, Kostenstellen und Gegenkonten sind bereits passgenau ausgefüllt.
- Qualitätskontrolle statt Tipparbeit: Ihre Fachkräfte werden von ermüdender Datenerfassung entlastet und konzentrieren sich auf das Wesentliche.
Messbarer Nutzen: Bis zu 85% Zeitersparnis bei der monatlichen Belegverbuchung – ohne einen einzigen Datensatz an externe Cloud-Server zu senden!
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